Instagram
Youtube

Gestionar el pago de proveedores de forma ágil y segura es tan sencillo que te sorprenderá.

Un gran porcentaje de proveedores no son pagados a tiempo.  Esto no te deja en una buena posición así seas quien debe pagar o quien recibe el pago.

¿A qué se puede deberse esto?  Una de las principales razones es que la gestión de proveedores sea administrada de forma manual y complicada.

No tiene por qué ser así, hoy te contamos cómo hacerlo.
_____________________________________________

¿Qué es pago de proveedores?


Es el trámite por el cual se abona o se paga un servicio.  Empresas de cualquier tamaño y profesionales independientes, sin importar el volumen de facturación, son proveedores de alguien.

Las principal preocupación es cómo gestionar adecuadamente estos pagos.

Para ello, hay varias formas, sean manuales o automatizados, sistemas o aplicaciones que pueden contribuir a optimizar la gestión de proveedores.

Toda empresa o profesional independiente necesita contratar proveedores, al menos un servicio de conexión a Internet, que es la muestra más básica de contratación.
 
GARANTIZAR EL EFECTIVO REGISTRO Y PAGO DE PROVEEDORES, 
FACILITA EL PROCESO CONTABLE EN GENERAL Y MINIMIZA LOS RIESGOS.

¿Qué se puede hacer para mejorar el proceso de pago de proveedores?
Entre más alto sea el volumen de facturación, más controles financieros y contables se requieren, además de una gestión que ayude a maximizar los recursos, sobre todo el tiempo.
 
Hay distintas opciones disponibles en el mercado que podés utilizar automatizar los distintos pasos del pago de proveedores que también incluye:
  • reducir la tareas manuales
  • ahorrar horas de trabajo
  • mejorar los controles
  • reducir el margen de error
 
No todos los sistemas permiten ser adaptados a tus necesidades, por eso es muy importante analizar las características que cada uno ofrece, para que podás definir si se trata de una verdadera solución y que se convierta en una ventaja que incida en tu empresa o actividad económica.  Además debés  
 conocer todas las funcionalidades que ofrezca para aprovecharlas al máximo.

Al final, el procesamiento de pago de proveedores dependerá de lo que te resulte más óptimo. 

Sin duda, cuanto mayor sea el volumen de facturación y la cantidad de proveedores con los que trabajés, el uso de una opción automatizada que se integre con el sistema contable, se convertirá en un requerimiento básico.

¿Cuáles son las ventajas de pagar a los proveedores a tiempo?


Gestionar oportunamente a tus proveedores, te permitirá tener una mejor relación comercial que logrará:

  • Impactar en mejores condiciones de pago, descuentos o compensaciones.
  • Mantener una ventaja competitiva, ya sea en el precio, en la calidad u otros factores.
  • Negociar plazos de pago o reducir de entrega.
  • Crear y mantener una relación de confianza lo que podría generar conexiones para nuevos negocios.

Sin duda la mejor manera de asegurar una buena relación como proveedor o con las personas que te brindan productos o servicios, es pagar al día. Cuando ambas partes cumplen sus obligaciones, los resultados siempre serán positivos.

Si además del pago de proveedores, estos registros permiten cuadrar el balance financiero, ¡tendrás la contabilidad al día! 
 
Un sistema de facturación eficiente juega un papel fundamental.  
 
Tiempo y dinero son recursos a los que debés sacarles todo el partido.  
 
Lograr automatizar la programación de pago a proveedores, planificar las compras y los pagos detalladamente, te permitirá tener un mayor control de la salud financiera de tu actividad económica. 

En B-Sides hemos logrado una integración con Quickbooks, que facilita el proceso de pago a proveedores al extraer la información de facturas, permite hacer pagos masivos y replicar en el módulo de Bancos, para actualizar la conciliación bancaria.

En el módulo de Gastos, podés agrupar facturas y con un sencillo clic se hace el pago de todas.  

Los pasos son sencillos:
  1. Crear el proveedor con sus respectivos datos, los cuales se pueden buscar por razón social o nombre comercial.
  2. Agrupar los pagos por tipo de moneda y seleccionar la cuenta bancaria donde se debitaría.
  3. Clasificar las facturas según se necesite, sea por fecha de vencimiento, por tipo de proveedor, entre otros.

Una vez que apliqués los pagos, se generará automaticamente un aviso para los proveedores que les llegará al correo electrónico registrado con el detalle correspondiente.  El texto de este mensaje es completamente personalizable.

Además, podés emitir un reporte de facturas canceladas, que se puede exportar a una hoja de cálculo, para clasificarlas por número de cuenta bancaria, por moneda, por proveedor, entre otras muchas opciones de acuerdo a tu conveniencia.    

En realidad, nuestra propuesta consiste en hacer el proceso al revés de lo usual.  En lugar de llevar un auxiliar con las facturas, tener que digitarlas, armar la plantilla de pagos, para luego ingresarlas en el sistema... con nuestro sistema de facturación integrado con Quickbooks, recibirás las facturas, la información que será extraida para su respectivo pago, de manera sincronizada se envía un reporte a los proveedores y de paso se pueden actualizar las conciliaciones bancarias (suena demasiado bueno para ser verdad, pero lo es).

Sin necesidad de digitar, se minimiza el error y se puede crear una plantilla de pagos que compartan características, por ejemplo por frecuencia de pago, lo que facilita aún más el proceso.

Lo hacemos a la inversa para que todo fluya, tan sencillo como seleccionar, pagar notificar, conciliar.

Tanto Contabilidad como Tesorería pueden tener acceso a esta información, con certeza de que está actualizada y sincronizada, para facilitar la toma de decisiones.

Así logramos nuestra promesa para que podás llevar tu contabilidad al día, que es la manera de trabajar que aspiramos se convierta en el estándar.

¿Te gustaría conocer más sobre cómo agilizar el pago de proveedores?  

Con gusto te contactamos.