La Conciliación Contable, es uno de los pasos esenciales en el proceso de control Contable, pero no deja de ser una tarea tediosa.
¿Cómo se puede hacer más eficiente y ágil la conciliación bancaria?
Conciliación Contable:
consiste en contrastar los datos de cuentas en instituciones financieras, contra los registros de los auxiliares contables.
Hay aplicaciones, como Quickbooks que permiten hacer conciliaciones contables más ágilmente al descargar los movimientos de las cuentas directamente de los bancos, incluyendo las tarjetas de crédito o débito incluso PayPal.
La única excepción son las cuentas que ocupan Token, veremos más adelante cómo se puede hacer en estos casos.
Algunas ventajas de las Conciliaciones Contables más automatizadas permiten:
- Crear reglas para parametrizar las aplicaiones.
- Detectar las cuentas con conciliaciones pendientes.
- Evitar tener que estar digitando cada movimiento y cada pago.
- Minimizar errores por duplicidad o manipulación de los datos.
- Cargar la información de forma automática sin depender de los bancos.
Básicamente ¡llevar la conciliación bancaria al día!
El sistema puede incluso sugerir la cuenta por cobrar a utilizar, de acuerdo con la descripción del gasto, o si hay una factura abierta.
Y si en la descripción está el número de factura, mucho mejor.
Con un clic se hace la gestión de cuentas por cobrar, se actualizan los cobros, se genera el pago a proveedores, se aplican comisiones bancarias…todo en un mismo paso. Además se crean los recibos de dinero o los pagos a las facturas del proveedor.
Inteligencia que te facilita la conciliación contable
Quickbooks aprende de los registros para facilitar la conciliación bancaria.
¿Cómo? Por ejemplo, si detecta una factura abierta y un cuenta por pagar del mismo monto, sugiere vincularlas.
Otra forma es parametrizar.
El sistema permite crear reglas y así los registros se hacen de forma automática.
Otra ventaja que permite el módulo de Banca de Quickbooks, es que se pueden visualizar los movimientos por institución financiera, si están al día o si se tienen pendientes de registrar en libros. También se pueden ver los documentos más recientes y su estatus.
¿Qué pasa con las cuentas que no se pueden vincular de forma automática?
Las únicas cuentas que no es posible descargar directamente son aquellas que utilicen un Token, sin embargo se pueden subir al sistema desde una hoja electrónica cumpliendo con algunos requisitos de formatos básicos y guardarlo en CVS.
¡Y listo!
Así que no más hojas impresas, ni marcadores, ni revisar línea por línea para hacer la conciliación contable.