Automatización. Una palabra que escuchamos cada vez con más frecuencia.
Para algunas personas tiene una connotación positiva, para otras, negativa porque lo relacionan con una amenaza.
¿Qué es, cómo funciona, qué beneficios tiene?
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Si sos un profesional en contabilidad que trabaja de forma independiente o en una compañía, o si tenés tu propia empresa y estás buscando cómo:
- Mejorar los procesos administrativos y contables.
- Disminuir el tiempo que se invierte en tareas repetitivas.
- Asegurar la precisión en los registros.
- Aumentar la disponibilidad de información actualizada.
- Aprovechar el tiempo en tareas intelectualmente más demandantes.
Todo esto lo podrás lograr con la automatización.
En B-Sides nos enfocamos en el desarrollo de servicios y procesos diseñados para facilitar la labor contable y administrativa, a través de soluciones propias que se pueden integrar fácilmente a sistemas externos, en especial a Quickbooks Online.
Nuestro propósito es automatizar tareas tediosas y repetitivas.
¿Cómo lo hacemos?
Hoy te describimos los cuatro procesos más comunes a nivel administrativo y contable, que si se automatizan podrías garantizar entre un 80% y un 90% de la contabilidad al día.. SIEMPRE, con un mínimo de intervención humana en la digitación de datos pero si en la supervisión del proceso.
«Los países con la mayor densidad de robots tienen también las tasas de desempleo más bajas. La combinación correcta de tecnología y humanos impulsarán la prosperidad».
Ulrich Spiesshofer, Presidente y CEO de ABB.
Proceso 1: Gestión de Cuentas por Pagar
Mantener este proceso en orden es esencial para cumplir con los compromisos, evitar multas por pagos a destiempo, mantener un mejor control de los gastos.
El proceso usual consistiría en:
- Recibir la factura electrónica en un sistema separado del de contabilidad.
- Los comprobantes de facturación se archivan en una carpeta electrónica o se imprimen.
- Generalmente se digitan los datos en una hoja electrónica.
- Se transfieren los documentos para aprobación.
- Se traslada el reporte en Excel y la carpeta de documentos al área de pagos para revisión y procesamiento.
- Se registra el asiento contable y luego se hace la deducción de la cuenta bancaria correspondiente.
- Y a fin de mes, se procede con la conciliación bancaria.
La mayoría de estos pasos se deben hacer de forma manual.
Con B-Sides, el proceso consistiría en:
- Configurar el proveedor una única vez, con las fechas de pago, en caso de que sean recurrentes, para no olvidar ninguna factura pero tampoco pagar por adelantado.
- Crear, si no existe, una dirección de correo previamente para recepción (y preferiblemente para autorización de facturas), a la cual se genera una regla para reenvío automático a B-Sides.
- B-Sides recibe y archiva todos los adjuntos en la Nube.
- La persona encargada de pagos selecciona las facturas que desea pagar desde Quickbooks.
- B-Sides genera el reporte de facturas que se emite según el formato de cada banco, para poder subirlo a Quickbooks Online y conciliar las cuentas.
- Una vez generado el pago, el proveedor recibe automáticamente una notificación del por medio de un correo personalizable.
- La conciliación bancaria en la salida de proveedores queda lista de forma automática.
- Se puede subir el estado de cuenta de banco a Quickbooks Online que hace la comparación automáticamente.
Con este método, el proceso inicia de forma automática con la recepción de la factura y todo fluye de forma ágil, transparente, sin digitar. Si por alguna razón la factura no cumple con lo requerido por Hacienda, B-Sides genera un aviso automático para que podás solicitar la corrección al proveedor.
No hay que conciliar el sistema de facturación con el de contabilidad, porque todo está integrado.
Proceso 2: Gestión de planillas
La planilla es otro proceso que se puede automatizar fácilmente y permitirá ahorrar muchas horas de trabajo, sobre todo en casos donde no se utiliza sistema o si no está vinculado con el de contabilidad.
El proceso manual sería:
- Se realiza una compra.
- La factura se envía a un correo general donde se deben clasificar.
- Se debe remitir a la persona que aprueba el gasto.
- Luego se traslada a contabilidad.
- Se aplica a las cuentas bancarias.
En cambio, si se hace automatizado con B-Sides:
- Las reglas ya están creadas de acuerdo a lo requerido por la legislación o si es necesario se configuran de una sola vez.
- Los registros se sincronizan con Quickbooks Online.
- El sistema emite los reportes automáticamente según su naturaleza.
- La conciliación bancaria, en esta parte, quedaría lista de acuerdo con las cuentas previamente asignadas.
Proceso 3: Gestión de tarjeta empresarial
En un método tradicional, aplicaría lo indicado en el proceso 1 de forma manual.
Con B-Sides:
- Sugerimos crear un correo electrónico exclusivo para gastos de tarjetas.
- A esta dirección de correo se le genera una regla para reenvío automático al sistema de facturación de B-Sides.
Y a partir de aquí, todos los demás pasos serán los de cuentas por pagar automatizadas.
Proceso 4: Gestión de cuentas por cobrar
A partir del sistema de facturación de B-Sides se automatiza todo el proceso que empieza con la emisión del comprobante de compra.
Si se trata de facturas recurrentes, se generan según las reglas pre establecidas y se envían los comprobantes a los clientes.
Los ingresos se registran en las cuentas contables y bancarias pre establecidas y por tanto, quedan conciliadas con Quickbooks Online.
Contabilidad sincronizada y al día
Al aplicar estos procesos conseguirás tener la contabilidad prácticamente al día, porque todos los pasos están sincronizados, las reglas configuradas, las cuentas contables y bancarias debidamente asignadas.
Todo cuadra automáticamente.
Se minimiza la digitación de datos, se disminuyen los posibles errores, hay mayor control interno, se tiene información financiera actualizada para la toma de decisiones.
Si se trata de un servicio outsourcing, se puede brindar a los clientes información financiera al día, como un valor agregado.
Adicionalmente, B-Sides como sistema de facturación separa los gastos según tipo de impuesto, genera reportes de IVA y Renta para prácticamente copia y pegar.
Automatizamos
Nos disculpamos si en este artículo utilizamos la palabra automatizar o sus sinónimos en muchas ocasiones.
No encontramos otra forma que describa mejor lo que hacemos.
Si te interesa conocer más sobre cómo podemos ayudar a tu negocio o actividad económica para que aprovechés tu tiempo y tu intelecto en tareas más retadoras y menos repetitivas, con gusto te contactamos.