La creatividad, el análisis, la pasión, el servicio, son características humanas que se pueden potenciar cuanto más eficiente la forma de trabajar.
En nuestro Cafecito Contable de esta semana, te compartimos todos los trucos que usamos en B-Sides, para ser más eficientes.
Por favor ten en cuenta que no estamos promocionando ninguna de estas opciones, solo te queremos compartir nuestra experiencia. Esperamos que estos tips y herramientas te puedan ayudar tanto como a nosotros.
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El días solo tiene 24 horas y a veces es dificil lograr todo lo que te proponés sin organización o sin herramientas, por eso te compartimos nuestros tips para facilitar las tareas y potenciar tu recurso más valioso: el tiempo.
1. Organizar el día
Definitivamente es lo más importante. Es como buscar las distintas rutas y seleccionar cuál es la mejor.
Esto es mucho más relevante para trabajadores o profesionales independientes, que deben administrar muy bien su tiempo.
Si no hay una estructura, se pueden estar perdiendo valiosos minutos en tareas que no suman.
Tener un plan te permite establecer prioridades, porque si solo vas haciendo las tareas conforme van apareciendo, te quedarás con esa sensación de haber hecho mucho pero haber logrado poco.
Si no hay una estructura, se pueden estar perdiendo valiosos minutos en tareas que no suman.
Tener un plan te permite establecer prioridades, porque si solo vas haciendo las tareas conforme van apareciendo, te quedarás con esa sensación de haber hecho mucho pero haber logrado poco.
Para esto, en B-Sides utilizamos la aplicación llamada Bitrix, la cual nos permite organizar, delegar y dar seguimiento a las tareas del equipo, pero también funciona muy bien para gestionar tu tiempo de forma individual.
Además, te recomendameos que si una tarea se compone de muchos pasos, es mejor dividirla en subtareas. ¿Para qué? Primero para tener claridad de qué tanto has avanzado y segundo, porque el darle check a una tarea se libera Serotonina.
Sí, por eso es que sentís esa felicidad.
Y esto es bueno porque te da esa sensación de logro. Es lo que se conoce como “Victorias rápidas”.
Y esto es bueno porque te da esa sensación de logro. Es lo que se conoce como “Victorias rápidas”.
Para llevar y compartir tareas hay otras aplicaciones como Asana o Trello, que son opciones freemium. También usamos Basecamp.
O si preferís una alternativa que se integre con Gmail, te recomendamos Google Task, para que podás convertir correos en tareas.
Una consideración muy importante, es que cuando asignés tareas a alguien, anotés el plazo de vencimiento, así esa persona se puede organizar mejor. O si se hace en un calendario compartido, generar las alertas para cuando se acerque la fecha límite.
Para agendar espacios, tareas específicas o tener calendario compartidos, también te recomendamos Google Calendar, que es una herramienta fácil de usar.
2. Que las notificaciones no te esclavicen
Si, sabemos que cuando suena una notificación sentís el impulso de ver qué es pero ¿cuánto tiempo se pierde en revisar el correo o los mensajes? puede que la mayoría de ellos no sean urgentes, ni importantes o interesantes.
Por eso te recomendamos:
- Silenciar al máximo las notificaciones, por ejemplo las de redes sociales, mensajería instantanea como Whatsapp o Messenger de Facebook.
- Establecer un espacio al día para revisar, lo que te puede servir como un break en el trabajo.
“Según la firma consultora J. Walter Thompson, el usuario promedio de smartphone revisa su celular más de 150 veces al día, y un estudio de la compañía investigadora Dscout descubrió que un usuario promedio interactúa con su pantalla (dando clic, revisando distintas aplicaciones, o escribiendo un mensaje, por ejemplo) un promedio de 2.617 veces al día”.
La mayoría de computadoras tienen una opción llamada Asistente de Concentración, que te permitirá silenciar todo (por cierto, muy funcional para cuando estás haciendo presentaciones virtuales).
Muchos correos electrónicos tienen la opción de apagar las notificaciones por un tiempo determinado.
Lo importante es que seas vos quien decida cuándo revisar y no que estés a merced de las notificaciones.
3. Dedicar un espacio a la concentración exclusiva
Sabemos que en la era de la inmediatez, la expectativa es que cada mensaje, correo o notificación, se responda de inmediato.
Sin embargo, como vimos en el punto anterior, te has puesto a pensar ¿cuál es el precio que estás pagando por revisar las notificaciones constantemente?
Por eso te recomendamos separar al menos dos horas para concentración absoluta.
¿Cómo?
Reservá el espacio como si fuera una cita.
Eso si, mantené firme en el compromiso de no mover este espacio por nada, a menos de que sea estrictamente necesario.
Reservá el espacio como si fuera una cita.
Eso si, mantené firme en el compromiso de no mover este espacio por nada, a menos de que sea estrictamente necesario.
Acostumbrarte a este hábito te va a permitir dedicar espacio para planificar, analizar, definir acciones, entre otras cosas que no podrías hacer de manera eficiente si te estás desconcentrando constantemente.
Considerá este tiempo como sagrado.
Pero ojo, este espacio de máxima concentración debe incluir pausas activas, en las que podrás, por ejemplo:
- hacer descanso visual y mental
- recargar energía
- tomar agua o un cafecito
- estirarte
“Tal vez no haya habilidad psicológica más esencial que la de resistir al impulso”.
Daniel Goleman, autor del libro Inteligencia Emocional
4. Aplicaciones para máximo aprovechamiento del tiempo
Además de las aplicaciones o herramientas que ya hemos comentado que te podrán ayudar a ser más eficiente en tu trabajo, en B-Sides nos gusta usar Google y su Workspace Marketplace.
En este sitio, podrás encontrar muchas aplicaciones muy funcionales, como por ejemplo:
- DocuSign, para firmar archivos electrónicos.
- Mergo Mail Merge, que es una herramienta que funciona para enviar correos masivos a partir de una lista de direcciones, los mensajes se pueden personalizar.
Es una opción muy útil, por ejemplo, para profesionales en Contabilidad, porque podrían enviar a sus clientes información relevante como recordatorios de fechas importantes, montos por pagar para las declaraciones de Renta o IVA.
- CloudHQ, que permite reenviar grupos de correos.
Lo más importante es que las aplicaciones son herramientas a tu servicio, que te ayudan a organizar, controlar y finalmente, ser más eficiente en tu trabajo.
El tiempo o energía que podrías estar gastando en recordar tareas repetitivas, lo podés invertir en mejorar tus procesos, atender mejor a tus clientes o crear estrategias para hacer crecer tu actividad económica.
Te invitamos a vencer el poder de la costumbre
Una forma básica para ser más eficiente en el trabajo es cuestionar.
Muchas veces no se dedica tiempo a revisar la forma en que se realiza una tarea. Es más fácil quedarse con que “siempre se ha hecho así” en lugar de cuestionar, probar nuevos métodos, revisar.
Nuestra recomendación es que busqués una solución tecnológica. ¿Dónde? En foros, en un buscador de internet, consultando con alguien. Estamos seguros que hay muchas herramientas que te harán la vida más sencilla y te ayudaran a aumentar la eficiencia en el trabajo.
Como seres humanos, aún somos irremplazables, por eso es muy recomendable automatizar todo lo que sea posible, para que podás dedicar más tiempo a acciones que agreguen valor a tu actividad económica, análisis, planificación, evitar reprocesos.
Eficiencia no solo se refiere a cómo te ganás la vida, sino a cómo disfrutás el fruto de ese esfuerzo. Esta sería una de las consecuencias más relevantes de ser más eficiente en tu trabajo.
Así trabajamos en B-Sides, con esa mentalidad hemos creado soluciones para automatizar tareas repetitivas como como facturación digital, gestión de planillas o conciliaciones bancarias. ¿Te interesa automatizar algún proceso?
Nos encantaría poder ayudarte ¿Conversamos?