La automatización de procesos es una estrategia que toma cada vez más relevancia, porque permite aumentar competitividad, eficiencia y valor al cliente.
Conocé un poco más de esta tendencia y cómo podés usarla a tu favor.
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Transformación digital, disrupción, digitalización.
Son conceptos que se han vuelto cada vez más comunes cuando hablamos de ejecución de tareas y cómo se administran los negocios o los servicios de profesionales y trabajadores independientes.
Dentro de estas tendencias tenemos la automatización de procesos.
Consiste en transformar procesos manuales a través de la tecnología, la integración de sistemas y el uso de datos, para automatizarlos.
Ejemplos en la vida cotidiana hay muchos
Un muy sencillo (y no tan reciente) es la lavadora automática, que requiere de mínima intervención humana.
También usamos la automatización al crear reglas en el correo electrónico, o para debitar un monto específico de una cuenta y depositarlo en un sobre de ahorro.
Lo mismo se puede aplicar a las empresas y los servicios profesionales o trabajos independientes.
Por ejemplo, para emitir y recibir facturas electrónicas.
Automatización de procesos se refiere básicamente al uso de la tecnología para ejecutar tareas repetitivas.
Existen muchas actividades y procesos que podrían automatizarse. Uno de los grandes retos es descubrir cuáles y qué impacto tendrán.
Hay algunos parámetros básicos que pueden indicar si una actividad es apta para ser automatizada, por ejemplo cuando:
- Cuando no es compleja pero consume más tiempo del deseado
- Es repetitiva y tiene fechas específicas de entrega
- No son labores de análisis
- Necesita varias personas para llevarla cabo
- Requiere de mucha supervisión, seguimiento o control
Para automatizar un proceso, el primer paso es conocer y comprender todas sus etapas. Además es fundamental medir el tiempo requerido para su ejecución.
Este análisis inicial puede contribuir incluso a mejorar el proceso o simplificar algunas de sus partes antes de automatizar.
Lo siguiente sería buscar opciones de software, plataformas o aplicaciones con las que se pueda lograr la automatización de procesos, como la gestión de planillas.
“Algunas estadísticas indican que la ejecución manual de procesos puede llegar a consumir el 40% del tiempo de los colaboradores y que el 90% de ellos, realiza tareas repetitivas que podrían automatizarse”.
Fuente: www.seliom.com
Pasos para implementar la automatización de procesos
Por supuesto que todo dependerá de cada empresa o el tipo de negocio que desarrolle un profesional o trabajador independiente.
En general se puede hablar de cuatro pasos:
1. Inventariar
No se puede decidir sin tener identificados todos los procesos que se realizan, esta etapa permite también detectar posibles cuellos de botella, reprocesos o actividades que no agregan valor.
2. Analizar
Una vez que se cuenta con el inventario, se van repasando los procesos uno a uno para validar cuáles podrían automatizarse, en especial para cuando se desea minimizar errores, aumentar la seguridad de la información o incrementar la eficiencia.
En este paso se debería realizar un análisis costo-beneficio que incluya otros factores de ganancia como liberar tiempo del personal de contabilidad, para que deje de hacer conciliaciones bancarias con hojas impresas y marcadores, una tarea podría ser un proceso automatizado.
3. Crear un plan de acción
Con el fin de establecer prioridades sobre los procesos que sean más urgentes o importantes y, en caso de que haya un equipo de trabajo, todos estén alineados.
Así quedan claras las tareas, los responsables, las fechas límite y los entregables.
4. Capacitar y comunicar
Si se trata de una empresa, es muy importante comunicar sobre la automatización, porque uno de los principales temores del personal es que su puesto está en riesgo y no necesariamente (recordá el ejemplo de la lavadora automática).
Además, la capacitación es fundamental para que todos los usuarios se familiaricen con el nuevo procedimiento.
5. Evaluar resultados
Porque lo que no se mide no se puede mejorar.
En general
La automatización de procesos reduce costos, aumenta la eficiencia, crea estándares, reduce riesgos por manipulación de datos, maximiza los recursos.
Pero lo mejor de todo, es que libera tiempo para dedicarlo a tareas más estratégicas.
En B-Sides hemos creado soluciones pensadas en la automatización, como facturación digital, gestión de planillas o conciliaciones bancarias. ¿Te interesa automatizar algún proceso?
Nos encantaría poder ayudarte ¿Conversamos?