La facturación electrónica ha abierto la posibilidad de hacer más sencilla la automatización de algunos procesos contables.
Como se reciben por correo electrónico, hay una forma muy sencilla de configurar para poder automatizar desde la recepción del documento.
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Desde el inicio de Internet, han cambiado muchos aspectos de la vida. Principalmente tenemos acceso a información ilimitada en cualquier momento y lugar.
Tenemos aplicaciones, correo electrónicos, teléfonos inteligentes y un sin fin de herramientas, sin embargo, a veces no aprovechamos todo su potencial porque no conocemos todas las opciones que nos ofrecen o porque no se nos han ocurrido nuevas formas de uso.
Una de esas herramientas es el correo electrónico.
El correo electrónico ofrece muchas opciones a pesar de que a veces (la mayoría) es utilizado solo para recibir y enviar.
Cada servidor de correo tiene sus características pero comparten algunas similitudes, por ejemplo el poder crear reglas para reenvíos automáticos.
¿Cómo puedo aprovechar el correo como herramienta de gestión de gastos?
En realidad es muy sencillo.
El correo electrónico es una herramienta que te brinda muchas posibilidades, pero generalmente es subutilizado.
Lo que te recomendamos es crear direcciones de correo según el tipo de gasto, por ejemplo crear una para gastos de contado y otra para gastos por pagar.
Con esto te evitarás vos o el equipo de contabilidad tener que clasificar los gastos, porque el sistema de B-Sides conectado con Quickbooks, reconoce el correo de origen para categorizar según sea de contado o de crédito.
Lo que tenés que hacer es ingresar el correo en B-Sides como uno autorizado para enviar registros.
Además tenés la posibilidad de configurar la cuenta contable ya sea de tarjeta de crédito o la de bancos. Esto da la ventaja de completar el registro en todas sus fases.
Los pasos son los siguientes:
- Ingresás con tu usuario a B-Sides.
- Luego al menú de configuración.
- Actividades económicas, que se puede utilizar para crear centros de costo por áreas por ejemplo Mercadeo, Ventas, Administrativo.
- Crear, donde debés agregar: nombre, cuenta en colones y en dólares, tipo de actividad económica y por último el correo electrónico autorizado. El sistema lo clasifica según el tipo de moneda en que se vea la factura.
- Se agrega el correo electrónico, sea de contado o de gastos por pagar.
- Las facturas quedan debidamente archivadas.
Si es un pago de contado, emitirá una factura de contado.
Es decir, que una vez que todo esto está configurado no vas a tener que digitar nada. Otra ventaja es que todas las facturas de contado quedan debidamente al día.
¿Qué pasa con los pagos que no son de contado?
Si creaste un correo independiente, se registran de la misma manera que el caso anterior, a lo que se le asigna el centro de costos y las cuentas contables correspondientes.
Con las siguientes ventajas:
- El sistema carga la información de la factura con el detalle, monto, fecha y monto.
- Segrega los tipos de IVA.
- Asigna el centro de costos y la cuenta contable vinculada.
- Se registra como una cuenta por pagar.
Todo esto te ayuda a visualizar de forma integrada cuáles gastos tenés para pagar, con mucha más certeza.
¿Por qué? Sencillo, porque se segregaron los pagos de contado de los que quedan por pagar.
Así tenés tus cuentas al día y debidamente conciliadas solo para revisar.
Otra opción adicional para poder automatizar aún más, consiste en tener dos correos electrónicos distintos según sean las cuentas por pagar: uno para gastos pre aprobados como contratos de alquiler y otro para gastos de crédito de otra naturaleza.
Si los gastos de crédito que no son recurrentes, deben ser aprobados se le da acceso a esa persona quién sería la encargada de hacer el reenvío del gasto a B-Sides para el procesamiento, para ser incluido en el reporte de pagos.
Una opción más detallada, es asignar el correo personal de quien aprueba, así se sabe exactamente quién envió ese correo. Esto hace que el proceso de aprobación tenga una alta trazabilidad y también mayor automatización, sin poner en riesgo la seguridad en términos de pagos.
Estas facilidades nos ayudan a cumplir nuestra misión de hacer más fácil tus tareas del proceso contable para que tengás más tiempo disponible para gestiones más complejas.
Te invitamos a aprovechar al máximo las opciones que B-Sides ha creado para facilitar tus labores contables.
Si tenés alguna duda sobre automatización de gastos usando el correo te invitamos a revisar nuestro perfil de Facebook o bien enviarnos tus consultas. Con gusto te contactaremos.