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Trabajadores independientes: ¿Cómo aprovechar la automatización contable?

Cada vez más personas optan por ser profesionales independientes, ya sea como una única fuente de ingresos o como una actividad adicional.  Esto va a requerir inscribirse en Hacienda y comenzar a facturar.

¿Hay alguna manera de hacer este proceso más sencillo? Claro que sí, con B-Sides.

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En Costa Rica entró en vigencia la facturación digital a partir del 2018 y con ella surgieron los software para emitir comprobantes de pago electrónicos, sean tiquetes o facturas.

Y hay opciones de todo tipo:
  • Local o en la nube
  • Gratis o de pago 
  • Open Source o bajo licencia
  • Básico o automatizado

Todo dependerá del tipo de actividad económica, si es una unipersonal y se factura como persona física,  o bien si se debe facturar como persona jurídica.

En el caso de personas físicas, con B-Sides tienen una herramienta muy completa y automatizada, suficiente para llevar el control de los ingresos, gastos y las cuentas por cobrar.

En este artículo de nuestro blog compartimos las características que hacen de B-Sides una aplicación ágil, segura, fácil de implementar.

Si por otra parte, se crea una personería jurídica y se tienen requerimientos como conciliaciones bancarias, empleados de planilla, control de dividendos, gestionar clientes, control de proveedores, además se necesita trazabilidad de todo estos procesos, hay más soluciones al complementar B-Sides con Quickbooks.


¿Cuáles son los pasos básicos para llevar la contabilidad como profesional independiente?


Como todo en la vida, depende de algunos factores, sin embargo hay ciertos pasos mínimos requeridos que recomendamos:

1. Buscar un sistema
Porque el recursos más limitado es el tiempo, sobre todo para una persona que trabaja como independiente, es determinante que sea muy eficiente en este aspecto y que la solución que encuentre sea una aliada en sus tareas.

2. Registrar todos los ingresos y egresos
Preferiblemente de forma inmediata o a diario para que no se queden cuentas por cobrar o gastos que no se incluyan.

3. Separar los gastos personales
Vinculado con el punto anterior, tener en cuenta lo que establece la legislación para que los gastos sean deducibles.  Al separar los gastos vinculados con la actividad económica, se tendrá plena certeza de la rentabilidad o dónde se agrupan los gastos, para tomar decisiones relevantes al respecto.

4. Sacar tiempo para revisar la contabilidad
De nuevo, si se cuenta con un buen software debería ser un proceso muy sencillo.  Al revisar reportes de forma regular no se acumula trabajo o registros que pueden retrasar la presentación de impuestos, lo que también deriva en multas innecesarias.

5. Presentar las declaraciones de Hacienda a tiempo
Este aspecto es de gran relevancia para poder seguir operando, además que muchas empresas procuran que sus proveedores estén en regla con sus obligaciones en especial las vinculadas con Tributación.

B-Sides es una solución que te apoya en los puntos anteriores, de forma muy intuitiva, automática y con información confiable.

Simplemente deberías descargar el reporte de IVA y verificar que tengás todos los gastos que enviaste, en caso de dudas te atendemos en horario extendido de 8:00am a 9:00pm.


Ventajas de automatizar para un profesional independiente


Una persona que trabaja como independiente requiere maximizar su tiempo. 

Eso se puede lograr al aprovechar las soluciones tecnológicas para liberar el espacio que toma hacer tareas tediosas o repetitivas y dedicar ese valioso recurso a los clientes, a generar más fuentes de ingresos, a especializarse.. en fin.

Se puede inciar con soluciones tan sencillas como crear una cuenta de correo específica para facturación y configurar la bandeja de correo para un reenvío automático para que B-Sides registre el gasto.

Bonus Track: Te recomendamos crear un correo sencillo que facilita al momento de digitar la dirección en el comercio
y así evitar errores que provocan que las facturas no lleguen a tiempo.
 

Un sistema que permita definir la frecuencia de facturación, para que se cree la factura de forma automática es muy útil para facturas recurrentes, esta opción también la ofrece B-Sides.  Sería una tarea menos a la que prestar atención, lo que permite dedicar espacio a otras funciones.

Es muy importante recordar que los gastos que se registren deben estar acordes a la naturaleza de la profesión, de acuerdo con lo que indica la legislación costarricense.  Debe ser un gasto útil y necesario para ejercer las funciones y por supuesto, que cuente con un comprobante electrónico. 

¿Mencionamos que nuestro software en la Nube archiva todos los comprobantes de gastos así como las facturas emitidas?  ¡De nada! 

Una contabilidad ordenada permite tener claridad de la rentabilidad del negocio y además aprovechar las ventajas fiscales permitidas.

Al capturar de forma automática tanto ingresos como gastos, se puede contar con reportes para análisis de información, además de informes previos del IVA y de Renta, para olvidarse de las rectificaciones.

Si sos un profesional en contabilidad, esos reportes los podés generar para tus clientes como un valor agregado.

Otro aspecto muy importante para asegurar la permanencia en el tiempo de tu actividad económica, es cumplir de forma puntual con las obligaciones tributarias.


¿Cómo te lo facilitamos en B-Sides?


B-Sides complementado con Quickbooks es el combo perfecto para que la gestión administrativa-contable sea ágil, sencilla y organizada.

  • Con solo digitar la cédula, B-Sides llenará datos como nombre y correo, si ha sido puesto antes. Con eso ya podes facturar. Al usar nuestro sistema de facturación tenés la posibilidad de asignar el tipo de cambio oficial del día de forma automática y se incluye el dato en la factura.
  • Se pueden agrupar facturas o crear facturas recurrentes de forma automática, ya sea mensual, quincenal,semanal, diaria y hasta anual.
  • Con B-Sides se facilita también otros aspectos administrativos como la gestión de planilla, el trámite de impuestos o de exoneraciones.
  • Contar con un previo de la declaración del IVA y la de Renta, para validar que los datos corresponden.

Si tenés dudas sobre cuál de nuestros planes te resulta más conveniente, de acuerdo con la naturaleza de la actividad económica, el tipo de personería, cantidad de clientes o empleados, con gusto te asesoramos sobre cómo B-Sides te facilita estas tareas.

¡Estamos de tu lado!